買方和賣方的合同管理流程

了解客戶的選擇過程，驗證和選擇供應商是項目成功的關鍵因素。

1. 采購計劃是識別項目需要可以通過從項目組織外采購產品或服務的過程，應在范圍定義過程中完成
□ 包括考慮是否、怎么、什么、多少和何時采購

2. 招標計劃是準備文檔來支持招標過程。

賣方流程怎么開始

1. 獲取信息
□ 通過市場規劃和機會管理系統，公司收到有關潛在客戶需要和要求的信息：主要和次要的分析、組合分析、買方行為偏好分析
□ 起初，信息可以通過小道消息來得到

2. 查證最好的前景
□ 證明信息和來源
□ 證實有希望的方向
□ 探測預期的機會

3. 之前客戶的關系。

4. 進行業務分析。

5. 與公司的業務目標相結合
□ 戰略重要性
□ 利潤、增長、分享

6. 持續收集特定的信息。

7. 執行能力評估
□ 公司可以實施工作
□ 公司希望實施工作
□ 資源可用性的假設
□ 競爭強度

8. 公司可以合作的潛在客戶。

9. 準備全面的業務案例：
□ 成本、收入、利潤
□ 投資回報、收支平衡

10. 評估風險。

11. 制訂初步的項目計劃。

12. 關于潛在機會，回答以下問題：
□ 何人
□ 何事
□ 何時
□ 何地
□ 如何
□ 為何

13. 確認人力資源。

14. 從項目干系人中招募人員，事先獲得他們的同意。

15. 召集項目需要的人員。

買方流程怎么開始

1. 需求
□ 分析客戶、項目發起人的業務問題或要求，并與他們合作以改進
□ 分析、修改需求

2. 初始設計
□ 制定并認同基本的方案或提供
□ 建立工作分解說明

3. 差異分析
□ 把方案或提供分解成主要組件

4. 自制或購買或組合
□ 識別必須產生的組件，外部或內部，包括員工

5. 詢訊詢價
□ 從候選的供應商處獲得信息

6. 驗證
□ 驗證候選供應商

7. 來源決定
□ 決定招標方式

簽約前項目經理

1. 盡早地指定項目經理參與進來是重要的
□ 完善合同流程可以是無價的
□ 最大化理解項目的需求

2. 無論是賣方或買方，作為項目經理早期參與，并不總是可能的。

3. 堅持一個可接受的項目管理方法，以確保平穩過渡
□ 當執行項目經理最終任命時
□ 避免后期的誤解

4. 早期參與需要高度警惕和謹慎。

自制或購買或組合的決定

1. 供應商數據通過詢訊或詢價用來作出自制或購買或組合的決定
□ 供應商的購買決定必須用來作為參考，而不是作出決定
□ 公司有時候要為自制或購買或組合的分析數據買單，如果適用的話

2. 公司是否有可用的資源來完成這項工作，如果沒有，是否有供應商？

3. 什么是長期計劃，方案或提供能否重復很多次，需要長期支持嗎
□ 這將關系到公司想要投入資源或從供應商獲得資源

4. 公司有什么可用的經驗，潛在的供應商呢
□ 如果公司沒有經驗，但可以跟一個有很多經驗的供應商作為團隊，可能比自己做更好

5. 有哪些具體的交付件，公司擁有或需要從供應商處獲得？

6. 公司能否接受客戶的完成標準而不需要任何幫助，或是從供應商處得到幫助更好？

7. 國家有沒有特定的本地需求，只能由供應商提供嗎？

8. 要求什么級別的質量，潛在的供應商能否達到？

9. 要求什么類型的技術，公司有沒有
□ 如果有：是本地就有還是另外的國家或地方有
□ 從供應商處得到：是本地就有還是另外的國家或地方有

10. 成本約束是什么，如果使用供應商，成本能否更低？

11. 工期要求是什么，你能否負擔得起在公司里建立專業技術，或你必須從供應商得到？

供應商數據

1. 由合同經理或采購來維護控制信息。

2. 在供應商公司目前已知的數據
□ 公司概要
□ 財務狀況報表
□ 能力簡報文檔
□ 設施參觀報告
□ 促銷電話報告
□ 對詢訊或詢價的答復
□ 以往合同、建議書、研究的摘要
□ 公司以往的經驗

3. 首選供應商列表。

4. 公司不想合作的供應商列表。

合格的供應商列表

整理一個供應商列表，他們能合格地在這個特定的項目中提供特定的要求。

1. 合格的因素或標準。

2. 供應商的優點和弱點
□ 相關經驗 ★
□ 與公司的過去的經驗 ★
□ 詢訊或詢價的答復 ★
□ 設施參觀 ★
□ 財務審核 ★
□ 研究或競爭分析
□ 參考資料

注：★ 為關鍵因素。

信息邀請書或報價邀請書

買方要求賣方在關心的領域中給出信息。

1. 買方發信息給潛在的供應商
□ 通常遵循意向書
□ 非保密、非強制性為基礎
□ 可能包含采購條款和條件

2. 要求的具體數據列表。

信息邀請書或報價邀請書典型數據要求

1. 適用的有關經驗參考資料。

2. 專業的人員（經驗和數量）。

3. 設施（包括電腦、軟件等）。

4. 開發過程、工具等。

5. 質量過程和方法。

6. 管理流程。

7. 人員的流程。

8. 人工單價摘要。

9. 財務信息。

10. 公司采購條款和條件的說明。

11. 潛在的利益沖突情況（背景、合資等）。

12. 參考資料。

設施參觀

目的：得到直觀的印象，有助于驗證供應商。

1. 買方團隊參觀供應商設施
□ 項目經理
□ 技術人員
□ 合同經理、采購
□ 質量保證

2. 參觀主題（驗證）
□ 會見管理人員和技術人員
□ 興趣和能力
□ 管理流程
□ 估算方法
□ 開發和測試流程和方法
□ 開發設施
□ 相關經驗
□ 質量計劃
□ 其它與項目特定的

注：設施參觀同樣可用于驗證一個潛在的戰略人力外包客戶。

招標策略的類型

通常的做法是對所有的采購使用競爭來源，除了有限的例外情況。

要求有書面的理由，用 ★ 標記。
高風險，要求安全保障和特殊條款和條件，用 ☆ 標記。

注：這也是客戶如何可能與你公司簽約。

采購供應商產品或服務

采購必須發起與供應商的初步接觸。

采購和招標計劃應包含以下信息和方向：

1. 采購計劃。

2. 供應商合同類型。

3. 產品安全組織。

4. 付款方式。

5. 績效激勵的考慮。

6. 交付件的完成、驗收標準。

7. 應計成本方法。

8. 角色和職責：要求和任命
□ 技術
□ 采購、合同團隊
□ 建議書審核成員

9. 單一或競爭來源的決定。

10. 評估流程和評估標準。

11. 基于客戶、項目發起人的條款和條件的特別考慮（如果有）。

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業高管及創業者，資深管理教練。聚焦互聯網、電商和新商業，洞察一切商業本質。歡迎大家關注、點贊、轉發、評論！