買方和賣方的合同管理流程

招標是從預期的賣方獲得，就如何滿足項目需要的響應、投標和建議書的過程。

從買方獲得RFP-客戶合同的基礎

1. 買方的邀標過程對賣方來說，最主要反映的是買方的需求。

2. 對需求完整透徹的理解，尤其是那些涉及到成本、計劃和交付物的部分，是協議成功的關鍵。

3. 需求混亂和不明確，如果不及時解決，會造成問題升級。

4. 在許多情況下，賣方沒有收到邀標書，說明基本沒有機會。

RFP其它的考慮

給供應商的RFP是供應商合同的基礎。

1. 從商業的角度看，當我們開始與買方或賣方工作時，即使只是解釋、理解或影響需求
□ 我們的參與提供附加值
□ 公司的代表將為你的言語和行動負責
□ 由于公司的附加值而導致的成本，將由買方買單
□ 進入一個合同協議的關系是必要的：越快越好

2. 當簽訂適當的正式合同還早時，授權書可以較好地為我們的時間和專業技術，正式地把責任和補償表達出來。

3. 在簽約前的階段，公司應得到補償以及合同的保護。

買方評估標準必須包含在招標中

1. 應足夠清晰、簡潔，因此：
□ 每個投標人均能公正地評價
□ 在供應商選擇后，沒有抱怨的根據

2. 應以這些為基礎：
□ 你所需要的
□ 可用的
□ 如何獲得

3. 應包括以下內容：
□ 技術
□ 管理
□ 成本

4. 應基于商業目標，決定優先或比重。

5. 公司還應從客戶處，得到評估的結果。

量化評估標準的例子

賣方的RFP-合同的基礎

工作說明書 SOW

合同約束聲明描述了在履行合同過程中，合同雙方的責任和義務。

工作說明書是以下文檔的重要組成部分：
□ RFP
□ 建議書
□ 合同

范本協議結構

范本協議的結構對不同地域可能不同。
在適當的情況下，考慮使用范本協議作為合同的起始點。

1. 基本協議
□ 定義
□ 公司和供應商的基本權利和義務
□ 標準條款和條件

2. 附件
□ 基本協議外的附加條款

3. 交易文件
□ 工作說明書
□ 修改訂單
□ 樣品
□ 附錄

供應商的關鍵條款和條件

項目團隊必須保證，所有條款和條件適當地從客戶、項目發起人傳遞給供應商。

□ 收費
□ 支付條款
□ 所有權
□ 責任限制
□ 變更
□ 完成、驗收
□ 保修
□ 中止
□ 履約保證金
□ 保險
□ 賠款
□ 保密

風險總存在于買方關系

1. 買方所討論的風險也存在于賣方。

2. 風險可表示為成本、進度和技術要素三重約束的關系
□ 事件或方法是否可能影響到這些

3. 技術風險跟合同的交付件相關
□ 特定的技術產品或方法，是否可能對商定的交付件的形式、適合或功能產生負面的影響

風險總存在于管理執行

項目經理必須確保，準備好風險應對措施，以管理風險。

1. 客戶相關的風險：
□ 客戶沒有滿足合同承諾
□ 客戶沒有滿足依賴條件
□ 客戶沒有及時地響應問題、審閱、批準

2. 供應商相關的風險：
□ 供應商的低效，引起項目的延遲或損壞
□ 供應商的低效，引起客戶、項目發起人終止合同
□ 公司的形象和聲譽受損
□ 供應商沒有滿足需求

管理風險

合同中要有以下條款：

1. 密切參與項目
□ 建立良好的技術關系
□ 定期狀態審查、報告
□ 計劃的設計審查、簽字
□ 定期技術交流會

2. 適當的客戶依賴條件和責任。

3. 合同條款和條件的適當繼承（上和下），并保留合理的緩沖量和管理儲備。

4. 供應商交付件的兩步驗收
□ 臨時交付
□ 最終驗收，客戶、項目發起人驗收系統

5. 增量支付，基于完成的里程碑，給客戶、項目發起人的交付件。

6. 獎勵關鍵交付件、提前完成。

7. 獎勵供應商人員的穩定性。

8. 交付件質量的獎勵
□ 符合標準
□ 低錯誤率
□ 問題解決計劃
□ 違約金（負面激勵）
□ 逾期交付
□ 低質量（不符合規格或性能，高缺陷率）

在風險管理中考慮干系人目標

建議書的撰寫

管理部分

1. 定義操作方式
□ 審閱及審查
□ 合格的檢驗
□ 可靠性、可用性、可維護性
□ 質量保證
□ 進度和成本管理

成本部分

1. 技術方案要有一個貨幣價值。

2. 確保所有可行的技術方法，已準確核算并相應估價。

3. 理解真正的管理儲備及以下內容很關鍵：
□ 任務或活動的成本冗余
□ 冗余作為定價和排進度的一部分
□ 意外及應急在進度冗余中體現

技術部分

1. 對RFP需求的滿足度。

2. 開發和生產風險的定義及緩解。

3. 對需求分析和理解的證明。

4. 可供選擇的建議（如適用）。

5. 考慮詳細方法，可能涉及到的法律影響
□ 能否建議未宣布的產品或技術
□ 如果有，法律方面需要做什么
□ 不管是最終合同，在所有情況下，知識產權需要合法保護

WBS的考慮

1. 建立一個全面的工作分解結構WBS非常重要，你應把它作為供應商RFP的一部分。

2. 如果客戶已提供WBS或其一部分，應根據這和RFP一起來準備建議書。

3. 如果有必要增加WBS內容，要得到買方的批準
□ 如果沒有包含在WBS，定義并使用自己的結構，并尋求買方批準你建議的方法

4. 盡一切努力，說明你的買方和賣方，WBS是非常重要的
□ WBS是建議書和整個合同的控制及報告的結構
□ 確保合同和實際工作中的參照完整性
□ 確保交付件和每項任務、活動、里程碑、執行組織、報告組織的參照完整性

5. 識別個別的任務和活動，是金字塔形WBS的技術基礎
□ 使用歷史數據定價
□ WBS在整個解決方案中，決定相對位置

建議書準備的特別考慮

1. 建議書是動態的。

2. 在任務時候，可能需要一個新的替代或方法
□ 收到新的信息
□ 目前的方法被否定

3. 需求（范圍）得到理解
□ WBS已建立
□ 已滿足RFP中的進度條件
□ 傳遞給供應商

4. 技術方法要合理，無論其復雜性
□ 任何參考的文檔、規范和說明已納入合同，且是可用的

5. 誰負責現有系統及代碼的接口
□ 客戶的依賴條件能極大的影響賣方

6. 公司每項任務的人工數，得到批準和相應定價
□ 分包商的費用
□ 原廠和經銷商
□ 差旅和其它成本要素已考慮

7. 每個任務、活動和里程碑，體現到合同交付件中
□ 從三個約束的角度來考慮

8. 所有責任已考慮
□ 從三個約束的角度來考慮所有問題

投標人會議

根據項目的復雜性，可能需要召開投標人的會議。

1. 提供一個買方闡明RFP中事項的機會。

2. 針對候選供應商的問題和考慮點。

3. 確保供應商獲得同等待遇，這樣在供應商選擇后，沒有抱怨的基礎
□ 所有供應商有同等的機會，去處理其問題和考慮點
□ 所有供應商在同一時間，得到相同的解答

檢查及再檢查

1. 服務水平協議SLA

2. 含糊的條款。

3. 要求或建議的重要審核，要包含在交付件的正式清單中
□ 需求審核
□ 設計審核（系統、軟件、硬件）

4. 要求或建議的文檔，要包含在交付件的正式清單中
□ 需求
□ 設計（系統）
□ 規格（軟件、硬件）

5. 所有合同義務事項，要包含在交付件的正式清單中（提供給客戶及供應商提供的）。

6. 違禁材料需在建議書中排除
□ 瀕危動物的皮革
□ 來自某些國家的產品

7. 授權規則
□ 合同價值
□ 風險考慮

8. 產品安全。

質量保證流程

1. 完整的建議書，準備好內部的核審和批準。

2. 堅持公司的政策
□ 必須遵循最新的更新
□ 從本地的質量保證組織得到的
□ 當時要求的特別質量保證審核

注：有可能會與客戶、項目發起人和供應商的議程。

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業高管及創業者，資深管理教練。聚焦互聯網、電商和新商業，洞察一切商業本質。歡迎大家關注、點贊、轉發、評論！