買方和賣方的合同管理流程

什么是執(zhí)行管理

執(zhí)行管理由于供應(yīng)商的類型而不同，項目經(jīng)理在執(zhí)行管理中需要進行多元化管理。

1. 對于客戶和發(fā)起人。
管理承諾事項、責(zé)任、依賴事項、前景。

2. 對于提供單一產(chǎn)品或服務(wù)的分包商或者供應(yīng)商。
管理項目管理計劃。

3. 對于人力外包供應(yīng)商。
管理分配的任務(wù)。

4. 對于提供商品化產(chǎn)品的合作商或者供應(yīng)商。
管理交付進度。

狀態(tài)審查會議

定期狀態(tài)審查會議涵蓋供應(yīng)商當(dāng)前狀態(tài)和項目管理計劃的清晰的對比。

應(yīng)該被審查事項包括如下：

1. 報告期內(nèi)應(yīng)該已經(jīng)完成的任務(wù)，這是項目經(jīng)理通常關(guān)注的焦點。

2. 報告期內(nèi)應(yīng)該已經(jīng)開始的任務(wù)，如果任務(wù)沒有按期開始，那有極大的可能也無法按計劃完成。

3. 下一個報告期內(nèi)應(yīng)該完成的任務(wù)，如果有問題，應(yīng)該盡快采取糾正行動。

4. 下一個報告期內(nèi)應(yīng)該開始的任務(wù)，你也應(yīng)該審查項目活動和階段。

項目經(jīng)理需要跟蹤

1. 進度差異和確認糾正活動。

2. 在報告期內(nèi)應(yīng)該被完成或被確認的可交付成果。

3. 在下一個報告期內(nèi)應(yīng)該被完成或被確認的可交付成果。

4. 任何關(guān)于范圍、計劃、活動、進度、可交付成果、人員等等的變更。

5. 任何供應(yīng)商向公司、客戶或發(fā)起人依賴事項的狀態(tài)。

6. 報告期內(nèi)應(yīng)該發(fā)生的和下一個報告期內(nèi)計劃的檢查和審查的狀態(tài)和結(jié)果。

7. 付款狀況。

8. 報告期內(nèi)應(yīng)該結(jié)束和下一個報告期內(nèi)計劃結(jié)束的活動。

可交付成果的確認

閱讀合同中交付標(biāo)準(zhǔn)。

1. 確認符合完成標(biāo)準(zhǔn)。

2. 確認相關(guān)文檔和結(jié)束手續(xù)（暫時性的確認）。

3. 協(xié)調(diào)客戶或項目發(fā)起人確認。

4. 接受可交付成果。

5. 批準(zhǔn)付款。

6. 付款核實。

注：需牢記職責(zé)要明確。

變更管理指導(dǎo)方針

閱讀合同的變更管理條款。

1. 記錄變更是如何作為項目計劃的一部分被提出和處理的。

2. 運用變更請求文檔記錄任何被提出的變更。

3. 任何對制約三要素（需求、進度、成本）修改、追加、刪除。

4. 確認變更是被合同規(guī)定變更批準(zhǔn)人書面批準(zhǔn)的。

5. 在變更批準(zhǔn)后，修改基線、可交付成果及其他需要修正的內(nèi)容。

注：如果項目允許自由變更，變更率將超出進度率。

變更控制流程

注：* 面向供應(yīng)商-供應(yīng)商實施變更管理流程。

項目生命周期中變更成本

沒有盡早進行充分的判斷以及應(yīng)對主要設(shè)計錯誤是引起資源和進度超限的大多數(shù)原因。

風(fēng)險管理指導(dǎo)方針

1. 閱讀合同的風(fēng)險管理條款。

2. 管理風(fēng)險的第一步是要閱讀合同并充分理解風(fēng)險管理條款。

3. 項目經(jīng)理需要建立和執(zhí)行的風(fēng)險管理流程必須涵蓋：
□ 風(fēng)險管理計劃
□ 風(fēng)險識別
□ 定性風(fēng)險分析
□ 定量風(fēng)險分析
□ 風(fēng)險應(yīng)對計劃
□ 監(jiān)控風(fēng)險

4. 項目經(jīng)理必須要求供應(yīng)商同樣建立風(fēng)險管理計劃，即使該風(fēng)險計劃和公司的流程類似。

5. 供應(yīng)商的風(fēng)險管理計劃應(yīng)該經(jīng)常被審查和被批準(zhǔn)。

6. 所有責(zé)任干系人應(yīng)該維護各自風(fēng)險最高的5項或10項風(fēng)險。

7. 每項風(fēng)險的狀態(tài)應(yīng)該作為定期狀態(tài)審查的內(nèi)容進行審查。

爭端管理指導(dǎo)方針

閱讀合同的爭端管理條款。

1. 合同條款的具體指定。

2. 一個事項或問題如何成為爭端。

3. 解決途徑。

4. 可能的補救選項包括以下內(nèi)容：
□ 談判
□ 調(diào)節(jié)
□ 仲裁：有約束力或無約束力
□ 訴訟

其他領(lǐng)域管理指導(dǎo)方針

閱讀合同的相關(guān)條款。

1. 問題管理
□ 所有問題應(yīng)該及時的記錄，指定責(zé)任人，嚴(yán)格的解決問題，并記錄進項目文件（項目控制書PCB）
□ 如果不解決會成為爭端

2. 支付管理
□ 要符合合同和執(zhí)行條款進行支付管理

3. 質(zhì)量管理
□ 確認工作符合流程以及合同中的質(zhì)量條款

更新項目文件

項目文件包含項目執(zhí)行中各類主要的文檔，應(yīng)該要對每個項目進行數(shù)據(jù)文件的維護。

1. 一般有專人進行維護，通常是采購或合同管理團隊的成員。

2. 合同期內(nèi)對項目經(jīng)理的提供物（準(zhǔn)備審查）進行更新。

3. 簽署前和簽署階段，內(nèi)容包括（部分列表）如下：
□ 客戶的RFP
□ 公司的建議書
□ 客戶合同
□ 供應(yīng)商合同
□ 候選供應(yīng)商清單
□ 給候選供應(yīng)商的RFP
□ 供應(yīng)商提交的建議書
□ 供應(yīng)商選擇依據(jù)，包含供應(yīng)商詳細信息
□ 重要的通信聯(lián)系

4. 簽署后階段，內(nèi)容包括（部分列表）如下：
□ 合同中追加的協(xié)議
□ 進度或狀態(tài)報告
□ 問題與解決方案
□ 可交付成果或確認憑證、信函的副件
□ 支付授權(quán)書
□ 合同或會議匯總、會議紀(jì)要
□ 活動事項及處理結(jié)果列表
□ 重要的通信聯(lián)系

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業(yè)高管及創(chuàng)業(yè)者，資深管理教練。聚焦互聯(lián)網(wǎng)、電商和新商業(yè)，洞察一切商業(yè)本質(zhì)。歡迎大家關(guān)注、點贊、轉(zhuǎn)發(fā)、評論！