作為一名每天和銀行回單、發(fā)票、付款憑證打交道的出納,我對PDF處理工具的要求其實(shí)很簡單:快、穩(wěn)、不折騰。最近試用了超級PDF大師微信小程序,最大的感受是——它懂出納的真實(shí)使用場景。
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一、合并功能:從微信聊天到報(bào)銷單的“一鍵直達(dá)”
出納工作中最日常的場景之一,就是處理電子發(fā)票。供應(yīng)商通過微信發(fā)來一張發(fā)票PDF,同事報(bào)銷時甩過來三五張電子票,領(lǐng)導(dǎo)審批通過的合同附件……這些文件原本散落在不同的微信對話框里,整理起來頗為繁瑣。
以前的做法是:一個個下載到手機(jī)→微信傳輸?shù)诫娔X→打開PDF軟件合并→再存回桌面。步驟多,還容易漏文件。
用超級PDF大師后流程簡化了:收到客戶發(fā)來的多張電子發(fā)票,直接從微信聊天窗口選擇文件,進(jìn)行上傳,幾秒鐘后所有文件就自動合并成了一本完整的報(bào)銷附件。更貼心的是,合并后的文件可以直接分享回微信——這意味著從收到發(fā)票到發(fā)回給會計(jì)歸檔,全程不需要離開微信生態(tài)。
有次月底集中處理幾十筆報(bào)銷,供應(yīng)商發(fā)來一堆電子票,同事們的發(fā)票也陸續(xù)到位。我打開小程序,直接在微信里逐一點(diǎn)擊上傳,看著它們自動合并成一份份整齊的報(bào)銷單附件,那種“把瑣碎歸整”的感覺,確實(shí)讓人舒心。
二、拆分功能:銀行回單的分發(fā)難題迎刃而解
另一個讓我覺得實(shí)用的,是它的拆分功能。
我們公司業(yè)務(wù)量大,每月從網(wǎng)銀導(dǎo)出的銀行回單是一個包含幾十甚至上百頁的PDF文件,需要按月份、按部門或者按項(xiàng)目分發(fā)給不同同事對賬。以前用電腦軟件拆分,得先導(dǎo)入文件,再一頁頁選中、提取、另存,碰到大文件還容易卡頓。
現(xiàn)在直接用微信處理:打開小程序,進(jìn)入PDF拆分功能。從聊天窗口里選擇那個幾十頁的回單文件,直接輸入需要提取的頁碼范圍(比如第5頁),點(diǎn)擊確認(rèn),幾秒鐘后拆分好的文件就生成了。速度很快,而且——很重要的一點(diǎn)——免費(fèi)無限制,沒有用了幾次就彈窗讓付費(fèi)的尷尬。
上周給三個銷售部門分發(fā)季度回單,每個部門對應(yīng)的頁數(shù)不一樣,我站在茶水間用手機(jī)幾分鐘就全部拆分完畢,直接微信發(fā)給了對應(yīng)的同事。換作以前,可能得回到工位開電腦折騰半小時。
對于我們出納,日常的發(fā)票合并、回單分發(fā)這些高頻需求,確實(shí)是一款“順手”的工具。所謂順手,就是你用的時候幾乎感覺不到它的存在,只覺得事情辦得比平時順了一些。
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