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XX集團(tuán)人力行政中心行政管理

專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

根據(jù)公司審計(jì)工作計(jì)劃，集團(tuán)審計(jì)部于20XX年X月X日至20XX年X月X日，對集團(tuán)人力行政中心行政管理工作實(shí)施了專項(xiàng)審計(jì)。基于集團(tuán)人力行政中心及有關(guān)人員支持與配合，審計(jì)工作已如期完成，現(xiàn)將審計(jì)結(jié)果報(bào)告如下：

一、基本情況

集團(tuán)人力行政中心共11人，部門職責(zé)主要有：

（1）負(fù)責(zé)推動控股及下屬企業(yè)的管理優(yōu)化，參與控股戰(zhàn)略制定和落地執(zhí)行工作；

（2）負(fù)責(zé)控股及集團(tuán)本級招聘工作及招聘、審核子公司、項(xiàng)目公司總監(jiān)以上人員；

（3）負(fù)責(zé)控股集團(tuán)培訓(xùn)管理工作；

（4）負(fù)責(zé)薪酬福利管理工作；

（5）負(fù)責(zé)績效管理等激勵機(jī)制的建立和推動；

（6）負(fù)責(zé)文化管理及宣傳、員工關(guān)系管理工作；

（7）負(fù)責(zé)集團(tuán)日常行政和后勤保障工作；

（8）負(fù)責(zé)集團(tuán)物業(yè)的管理工作；

（9）負(fù)責(zé)集團(tuán)公司資質(zhì)及證照的申報(bào)及年檢工作；

（10）負(fù)責(zé)印章、檔案管理工作；

（11）負(fù)責(zé)OA網(wǎng)站的維護(hù)與管理工作。

目前，集團(tuán)人力行政中心已制定的與該中心相關(guān)制度包括：《人力資源管理制度》《檔案管理制度》《合同管理辦法》《物業(yè)租賃管理流程》《印章管理辦法》《固定資產(chǎn)管理流程》。

二、審計(jì)范圍和目標(biāo)

（一）審計(jì)范圍

1. 檔案管理情況；

2. 合同管理情況；

3. 物業(yè)資產(chǎn)的租賃及管理情況；

4. 固定資產(chǎn)及低值易耗品管理情況；

5. 辦公用品、食堂物資、招待用品管理情況；

6. 印章管理情況。

（二）審計(jì)目標(biāo)

本次審計(jì)目標(biāo)主要為了解及確認(rèn)審計(jì)范圍中各項(xiàng)工作實(shí)際執(zhí)行情況，分析實(shí)際情況與制度要求的差距，提出切實(shí)可行的審計(jì)建議，以確保制度推行及完善。

三、審計(jì)發(fā)現(xiàn)的主要問題及建議

（一）檔案管理

1. 20XX年底前已移交檔案收集整理、分類編目及立卷歸檔尚未按新制度要求整理完畢。

目前已移交至集團(tuán)的工程檔案基本未能按制度規(guī)定分級立卷并分類編目、立卷歸檔。20XX年6月啟用OA檔案管理系統(tǒng)后，資料管理員開始按制度要求整理已歸檔資料，目前XX園已按制度重新整理編號,其余工程檔案及文書檔案尚未進(jìn)行整理。

審計(jì)建議：將已歸檔至集團(tuán)人力行政中心的工程檔案及文書檔案按重要性及類別做初步梳理后，理出明確的整理時間表，在一定期限內(nèi)完成已歸檔資料的整理編號工作。整理過程中應(yīng)嚴(yán)格按制度規(guī)定分類、編目、填寫《卷內(nèi)目錄》、《備考表》和封面、脊背，確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容、保管期限和密級。如在整理中發(fā)現(xiàn)移交資料中缺失重要的資料應(yīng)及時上報(bào)。

2. 經(jīng)查看20XX年底前已移交的檔案資料，均未能按制度要求分級立卷并逐級移交，未規(guī)定明確的歸檔時間，無歸檔資料目錄及相應(yīng)經(jīng)辦人簽字等手續(xù)。

制度規(guī)定檔案管理實(shí)行集團(tuán)和項(xiàng)目公司、子公司分級立卷制度，按內(nèi)部分工由部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷之后移交給集團(tuán)人力中心歸檔。

審計(jì)建議：（1）已移交檔案由集團(tuán)人力行政中心負(fù)責(zé)整理。但自20XX年1月后的檔案資料應(yīng)嚴(yán)格按制度規(guī)定執(zhí)行，由集團(tuán)、項(xiàng)目公司、子公司分級立卷，編目并歸檔。（2）對于新《檔案管理制度》下發(fā)后的檔案，建議明確各子公司、項(xiàng)目公司指定人員負(fù)責(zé)收集整理檔案，并根據(jù)實(shí)際情況明確各檔案歸檔移交時間，如何時算“辦結(jié)”，辦結(jié)多久時間內(nèi)需移交等。指定人員收集整理后應(yīng)交部門負(fù)責(zé)人檢查核對檔案完整性、編號目錄等是否全面并簽字確認(rèn)后移交。（3）集團(tuán)人力中心應(yīng)檢查移交檔案的要素完整性和要件完整性，對于不合規(guī)范的檔案應(yīng)退回，限期補(bǔ)充完整后及時移交。

3. 檔案移交無固定格式的檔案移交表單，由資料管理員手工登記，個別檔案借調(diào)未履行書面簽字借調(diào)手續(xù)。

目前檔案移交未啟用統(tǒng)一格式的檔案移交表，由資料管理員在筆記本上登記簽字。經(jīng)抽查，蘇州尊園因項(xiàng)目公司結(jié)算借調(diào)資料，未簽書面借調(diào)檔案手續(xù)。

審計(jì)建議：建議設(shè)計(jì)統(tǒng)一格式、要素完善的檔案移交表，以反映檔案移交的過程及相關(guān)責(zé)任人認(rèn)定。建議設(shè)計(jì)檔案調(diào)閱單并嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)定的調(diào)閱、借離、歸還、注銷手續(xù)。

4. 各項(xiàng)目公司、子公司未及時錄入檔案管理軟件。

集團(tuán)于20XX年6月份啟用OA系統(tǒng)檔案管理軟件，集團(tuán)目前在逐步整理錄入各檔案目錄，但各項(xiàng)目公司、子公司目前尚未開始整理錄入檔案資料，目前各項(xiàng)目公司、子公司檔案實(shí)際管理情況不明。

審計(jì)建議：建議集團(tuán)行政中心作為檔案歸口管理部門，積極督促各項(xiàng)目公司、子公司指定人員按制度要求整理檔案并錄入檔案管理軟件，明確一定期限內(nèi)整理并錄入完畢。

5. 制度中規(guī)定的與檔案管理有關(guān)的表單僅有名稱，尚未形成實(shí)際表單。

《檔案管理制度》中制度正文后的附件有（1）《檔案分類表》（2）卷內(nèi)目錄（3）備案表（4）檔案索引表（5）檔案明細(xì)表（6）檔案調(diào)閱單（7）檔案移交單（8）作廢檔案銷毀登記冊。至審計(jì)日，這些表單尚未形成實(shí)際表單。

審計(jì)建議：在一定期限內(nèi)設(shè)計(jì)出滿足需要的表單并討論通過后應(yīng)用于實(shí)際工作中。

6. 人事檔案管理還存在下列問題：

（1）在職員工一人一檔，未編制檔案目錄表記錄員工資料增減變化情況;

（2）部分員工檔案資料不全面，如個別20XX年前入職員工缺少轉(zhuǎn)正記錄、原單位離職證明或畢業(yè)證等資料;

（3）目前員工檔案與勞動合同分開存放，未對員工設(shè)立唯一檔案號并在員工檔案及合同上注明;

（4）部分員工離職材料不完整，如無工作交接單、或無明細(xì)的交接資料清單等;

（5）目前尚無員工離職面談記錄，員工流失率分析等記錄。

審計(jì)建議：

（1）建議一定期限內(nèi)對在職人員檔案資料進(jìn)行梳理，查漏補(bǔ)缺，完善員工檔案資料并編制員工檔案目錄表有序記錄資料增減情況;

（2）建議增加員工離職面談記錄，開展員工流失率分析，為穩(wěn)定員工結(jié)構(gòu)提供參考或資源;

（3）建議細(xì)化員工離職材料交接規(guī)定，對經(jīng)手重要資料的人員離職交接規(guī)定詳細(xì)的交接范圍，如各個大類資料下的明細(xì)清單等，并設(shè)置監(jiān)交人;

（4）人事檔案管理制度中規(guī)定員工任職資料中應(yīng)有員工考勤記錄，考慮到若放入各月考勤記錄資料較多，建議按年度匯總各員工考勤情況后放入檔案以備參考。

（二）合同管理

經(jīng)了解，目前并未按制度規(guī)定由集團(tuán)人力行政中心歸口管理合同，基本上還未執(zhí)行合同管理制度。

行政人力中心管理的合同有:

（1）集團(tuán)行政及其他類合同;

（2）由行政辦負(fù)責(zé)招租并管理的集團(tuán)物業(yè)租賃相關(guān)合同;

（3）已移交至行政中心的工程類合同。

制度對合同的分類、歸口管理、編號、歸檔等做了詳細(xì)的規(guī)定，但目前還未能按制度對合同進(jìn)行管理。

審計(jì)建議：建議行政人力中心確定制度的可行性，若明確可行，建議盡快與各部門溝通推進(jìn)合同管理制度的執(zhí)行。

（三）固定資產(chǎn)及低值易耗品管理

1. 制度規(guī)定固定資產(chǎn)增加應(yīng)由使用部門提出請購單至行政辦統(tǒng)籌調(diào)劑或給出意見增加采購。據(jù)反映實(shí)際購買時有不通過行政辦直接走簽批流程購買資產(chǎn)的情況。

審計(jì)建議：因流程規(guī)定公司行政部為資產(chǎn)登記部門，建議按固定資產(chǎn)流程規(guī)定走固定資產(chǎn)請購流程，以便于資產(chǎn)的完整登記和管理。

2.尚未設(shè)立有序反映資產(chǎn)增加、減少、調(diào)撥情況的資產(chǎn)臺賬，未對固定資產(chǎn)制作登記卡。

審計(jì)建議：20XX年底行政辦對自己所登記管理的固定資產(chǎn)及低值易耗品進(jìn)行了盤點(diǎn)并造冊。建議在該盤點(diǎn)造冊表基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)資產(chǎn)臺賬，完整反映資產(chǎn)增加、減少、調(diào)撥、報(bào)廢毀損情況。并對資產(chǎn)做好登記卡或在資產(chǎn)上粘貼資產(chǎn)信息條。

（四）招待用煙有已領(lǐng)用未履行書面簽批手續(xù)的情況。

對公司招待用煙進(jìn)行盤點(diǎn)時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用清單中庫存香煙與實(shí)際庫存有8條的差異，原因系已領(lǐng)用未簽批。

審計(jì)建議：制度規(guī)定所有招待用煙領(lǐng)用均需經(jīng)總裁簽字批準(zhǔn)后再領(lǐng)用，建議嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)定。

（五）印章管理

目前除外地項(xiàng)目公司外，各公司的公章及合同專用章由集團(tuán)行政中心保管，經(jīng)審計(jì)，目前存在以下情況：

（1）有印鑒管理檔案，但20XX年以前部分印鑒管理檔案要素填寫不齊，如刻制時間、啟用時間、領(lǐng)用時間、保管人未填寫。

（2）尚未建立《印鑒使用情況匯總表》，故目前無法得知所有已刻制印章的使用情況，如有多少章還在用，多少章已繳銷、多少章處于未使用狀態(tài)等。

（3）使用時有《用印審批單》或《合同會簽審批單》，但未按序編號并與《印章使用情況登記表》一一對應(yīng)。

（4）目前還未能做到《印章使用情況登記表》與復(fù)印留底的蓋章資料匯總存檔。

審計(jì)建議：

（1）整理目前由集團(tuán)行政中心統(tǒng)一保管的印章，根據(jù)實(shí)際印章使用情況將相應(yīng)印鑒管理檔案要素補(bǔ)充完整并建立《印鑒使用情況匯總表》，以清晰反映所保管印章目前的使用狀態(tài)。

（2）建議將《用印審批單》及《合同會簽審批單》按序編號，并與《印章使用情況登記表》對應(yīng)。

（3）建議按制度規(guī)定每月將《印章使用情況登記表》與復(fù)印留底的蓋章資料匯總、長期保管，以備核查。

集團(tuán)審計(jì)部

20XX年X月X日

— THE END —

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