即使你工作努力、意圖良好，仍可能給你的直接下屬帶來壓力或挫傷其積極性。作為管理者，你有責(zé)任為自己和團隊努力改進時間管理方面的缺陷。這不僅能減少每個人的壓力，鑒于優(yōu)秀管理者對員工留任的重要性，這也可能影響人員流失率。

或許你清晨醒來時，并不會想著：“我要怎樣才能讓下屬苦不堪言呢？”

但根據(jù)美國人力資源管理協(xié)會（SHRM）的一項調(diào)查，84%的員工認為，能力欠佳的管理者會制造不必要的工作和壓力，而這些管理者最有待提升的三項技能之一就是“時間管理與任務(wù)分配”。根據(jù)我為客戶提供時間管理教練服務(wù)的觀察，糟糕的時間管理是導(dǎo)致管理不善的一個重要因素。當你無法掌控自己的時間時，最終往往會壓垮你的團隊、制造不必要的緊急狀況，并忽視提供必要的支持。

如果你在時間管理方面存在困難，很可能會產(chǎn)生負面的連鎖反應(yīng)。程度較輕的話，可能只是團隊會開玩笑地接受你開會總是遲到10分鐘這個事實。而嚴重的話，你可能會讓為你工作的人身心俱疲：我曾有一些時間管理教練客戶，他們經(jīng)歷過焦慮、抑郁、高血壓、顳下頜關(guān)節(jié)紊亂癥和自身免疫性疾病的急性發(fā)作，而根源正是那些在時間管理上存在更嚴重問題的管理者。

即使你工作努力、意圖良好，仍可能給你的直接下屬帶來壓力或挫傷其積極性。作為管理者，你有責(zé)任為自己和團隊努力改進時間管理方面的缺陷。這不僅能減少每個人的壓力，鑒于優(yōu)秀管理者對員工留任的重要性，這也可能影響人員流失率。我識別出了管理者在時間管理上普遍存在不足的五個關(guān)鍵領(lǐng)域，以及相應(yīng)的改進方法。畢竟，成長和改變的機會始終存在。

缺陷一：分配任務(wù)時，對團隊產(chǎn)能毫無概念

作為管理者，你理應(yīng)為團隊成員分配和委派工作。但當下屬的工作量達到或超過其承載極限時，若你未能察覺，便有壓垮團隊的風(fēng)險，可能導(dǎo)致不可持續(xù)的超長工時、工作質(zhì)量下降，在某些情況下，他們甚至?xí)蚋杏X注定失敗而陷入癱瘓。

要避免這些問題，應(yīng)建立一個集中的記錄體系，用以追蹤每個人的當前工作、你的委派任務(wù)以及他們的剩余產(chǎn)能。你可以為每位直接下屬建立一個共享任務(wù)清單，并在每次指派新任務(wù)時更新。如果管理更復(fù)雜的項目，可以使用一些工具來建立項目并分配任務(wù)。

隨后，定期與團隊一起審視這些任務(wù)管理系統(tǒng)。這可以在每周例會或一對一會議中進行。如果團隊成員提出顧慮，不要搪塞或期望他們“自己解決”。應(yīng)指導(dǎo)他們?nèi)绾未_定優(yōu)先級、設(shè)定邊界、提高效率，以此提供幫助。

缺陷二：在已知事項上，最后一刻才求助

因你未提前告知團隊某項任務(wù)而制造不必要的緊急狀況，是在加速他們的職業(yè)倦怠。誠然，有時最后一刻的趕工無法避免。但在其他所有情況下，請運用以下策略。

一旦知曉新任務(wù)，立即自問：我可以委派這個任務(wù)嗎？如果可以，盡快委派。例如，你可以立即轉(zhuǎn)發(fā)一封郵件，并附注請你的直接下屬安排時間與你討論如何完成此事。

對于大型項目，應(yīng)有總體的路線圖，概述關(guān)鍵交付成果和里程碑。如果不存在，應(yīng)與團隊共同創(chuàng)建。你需要一份清晰、整合的文檔，列明截止日期、各時間點需完成的事項、負責(zé)人以及最終拍板人。這些路線圖將讓每個人清楚了解項目進展，以及為按時完成所有工作所需的事項。

此外，在日歷中設(shè)置每季度或每月底的周期性提醒，用以審查路線圖及其他即將到來的承諾（如投資者演示或會議）。這有助于你在任務(wù)變成緊急狀況前進行委派。提前數(shù)周甚至數(shù)月告知團隊你需要完成某事，遠比在周五突然告知下周有會議需要演示文稿要好得多。

缺陷三：未與上級管理層明確優(yōu)先級或設(shè)定邊界

如果你對老板的每個要求都說“是”，你的團隊將負擔過重、不堪重壓。為團隊服務(wù)的最佳方式之一，是清晰了解與你的部門戰(zhàn)略目標一致的、最高優(yōu)先級的任務(wù)。（如果運用上述策略，你應(yīng)已擁有這些路線圖。）

當新的潛在計劃或項目出現(xiàn)時，不要立即將其作為附加任務(wù)接受，而應(yīng)與上級管理層溝通，探討這些新事項的優(yōu)先級是高于還是低于團隊成員當前的工作。例如，你可以說：“這聽起來是個很棒的主意，但據(jù)我了解，我們本季度的戰(zhàn)略重點是A、B、C。是我們的優(yōu)先級改變了，還是我們應(yīng)該將這項新計劃推遲到下個季度？” 或者：“我的團隊目前已經(jīng)滿負荷運轉(zhuǎn)。您希望我們降低哪項工作的優(yōu)先級，以便為這個新項目騰出空間？”

你的上級可能不總是欣賞這種反饋。但你的團隊會心懷感激。

缺陷四：永遠找不到人

大多數(shù)人都不喜歡被微觀管理。但他們確實希望知道，在需要支持和指導(dǎo)時能夠找到你。將定期的一對一會議納入你的日程并信守承諾，讓團隊成員感覺有專屬時間向你提問、獲得反饋、對齊重點。根據(jù)其需求，你可以每周與某人會面多次，或低至每月一次。將這些會議標記為周期性事件，并盡可能避免取消。

此外，設(shè)立“辦公時間”，在此期間你的實體或虛擬門向團隊敞開。利用這段時間處理郵件等簡單任務(wù)，以便在有人來訪時能輕松轉(zhuǎn)移注意力。如果有人臨時求助，請立即給予他們?nèi)褙炞⒌年P(guān)注。

讓團隊成員知道在緊急情況下如何聯(lián)系你，并盡可能及時回應(yīng)。你無需24小時待命，但有時他們確實需要盡快得到答復(fù)。在這些情況下，告知他們短信、即時消息或其他溝通方式哪種最佳。

缺陷五：不給予認可和積極反饋

回復(fù)每位團隊成員關(guān)于每個項目的進展，可能感覺耗時。但點滴的認可卻能產(chǎn)生深遠影響。蓋洛普的數(shù)據(jù)顯示，在過去一周內(nèi)收到有意義反饋的人中，80% 的人全身心投入工作。

如果因忙于趕工而難以顧及認可團隊，可以從小事做起?？梢院唵蔚皆诖_認收到交付物時說一句：“非常感謝。已收到，我會審閱?！?這有助于避免團隊成員向你發(fā)送成果后卻石沉大海，誤以為你不在意他們的工作或認為他們做得不好，從而導(dǎo)致士氣低落。

當你有機會審閱某項工作并認為某人做得很好時，親自或通過信息給予積極反饋。有時你過于專注于從待辦清單上勾掉任務(wù)并轉(zhuǎn)向下一件事，以至于忘了郵件附件背后是一個活生生的人。永遠不要假設(shè)人們知道你欣賞他們的工作。

最后，在適當?shù)臅r候，給予應(yīng)得的贊揚。在演示前花幾分鐘思考，誰是對項目貢獻最大的人。如果是團隊共同努力的結(jié)果，記得說明這一點，可以大大降低你的直接下屬感到不滿的可能性。

如果你在自己的管理行為中識別出上述五個問題中的一個或多個，現(xiàn)在就是采取行動的絕佳時機。當你理順了自己的時間，你對團隊成員時間的安排將更加務(wù)實和尊重。你的壓力會減輕，而你的團隊也會為此感謝你。

關(guān)鍵詞：

伊麗莎白·格雷斯·桑德斯（Elizabeth Grace Saunders）| 文

伊麗莎白·格雷斯·桑德斯是一位時間管理教練，著有《如何像管理金錢一樣管理時間》和《高效時間管理》。

周強 | 編校

聯(lián)系方式

投稿、廣告、內(nèi)容和商務(wù)合作

newmedia@hbrchina.org