在農林行業,每年春秋兩季都是用工高峰期。苗木基地需要大批種植工,養殖場要補充飼養員,農產品加工線等著人上崗……新員工入職像潮水一樣涌來,HR部門卻還在用手工填表、人工錄入的老辦法。
過去一年,超過200家農林行業的公司開始嘗試用數字化工具處理入職流程。這個變化背后,其實是行業里幾個長期存在的難題,終于找到了解法。
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(為保護客戶隱私,本文案例中的單位名稱及系統界面已進行數據脫敏處理,核心功能展示均獲得客戶授權。實際界面可能因企業配置略有差異)
農林企業做入職,難在哪?
農林行業的用工特點,和其他行業不太一樣。
基地分散,人不在總部怎么辦?
一家做茶葉種植的企業,基地分布在幾個縣市的深山里。新招的采茶工直接去基地報到,HR在幾十公里外的城里,入職手續沒法辦——合同簽不了,信息錄不進,只能讓基地文員代填紙質表,月底再寄回總部。一來一回,新員工上崗好幾天了,人事檔案還是空的。
用工急,批量入職來不及
準備春耕備耕、水果采摘季、水產投苗期,都是固定的用工高峰。幾十號人同一天來報到,HR現場發紙、發筆、收表、核對,手忙腳亂。表格填錯、漏填是常事,有員工字跡潦草,身份證號抄錯一位,月底發工資時才發現。
紙質表易丟,歷史查詢翻箱倒
柜農林行業的員工流動性大,離職半年后回來要工齡證明,HR翻遍檔案柜找不到那張入職表。遇上勞動糾紛需要調取入職記錄,更是頭疼——紙質材料要么缺頁,要么受潮發霉,拿不出有效憑證。
數字化入職,解決了什么問題
那些改用數字化工具的農林企業,其實只是在幾個關鍵環節做了改變。
讓員工自己填,HR不用再錄入
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以前是HR對著紙質表敲鍵盤,一個字一個字敲進電腦。現在新員工收到offer后,直接在手機上填寫個人信息、上傳身份證照片、填銀行卡號。HR在后臺看一眼,點個確認就行。數據直接從員工端到系統端,中間不需要人工轉錄,也就不會出錯。種業公司在春播前要招幾十名臨時工,以前至少要提前一周做入職準備。現在HR把名單導入系統,一次性群發offer,員工在報到前就填好了信息。報到當天只需要核對身份、簽勞動合同,半小時能辦完過去一整天的量。
批量處理,趕上用工高峰也不慌
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種業公司在春播前要招幾十名臨時工,以前至少要提前一周做入職準備。現在HR把名單導入系統,一次性群發offer,員工在報到前就填好了信息。報到當天只需要核對身份、簽勞動合同,半小時能辦完過去一整天的量。
信息存云端,隨時調取不用翻柜子
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所有入職材料都在系統里,按姓名、入職日期、崗位都能查到。員工來開在職證明,三秒調出當年填的入職表。應對社保稽核、勞動仲裁,也能一鍵導出完整記錄,不用再搬出積灰的檔案袋。
從一家苗木基地說起
浙江一家做園林綠化苗木的企業,在三個省份有十幾個基地,員工總數不到三百人,但分布很散。每個基地自己招人,自己填表,月底把紙質材料寄回總部。總部HR經常收到破損的、沾了泥水的表格,信息不全還得打電話追問。
用了數字化入職之后,他們定了一個規則:不管哪個基地招人,必須通過系統發offer、在線填信息。總部HR每天看一眼后臺,就知道哪個基地新進了多少人、誰還沒提交資料。月底統計用工數據,點一下就能導出報表,再也不用對著十幾堆紙質表加班。
這家公司的人力負責人說了一句話:“其實就是把以前亂糟糟的流程理順了,HR不用催,員工不用跑,該有的數據都在。”
不是高科技,只是把流程做順了
數字化入職聽起來像新概念,但用起來的感受其實很樸素——就是省事、少出錯、找東西方便。
對農林企業來說,員工分散、用工集中、流動性大這些特點,恰恰讓數字化工具的價值更明顯。幾百塊錢一年的事,換來的是HR不再被瑣事纏身,能騰出手去處理更緊急的用工問題。
如果你也在農林行業,可以想想這幾個場景:
- 新員工報到時,你還要不要手寫填表?
- 月底統計入職人數,是不是還在翻紙質記錄?
- 員工來找入職證明,你能不能馬上拿出來?
如果這些場景讓你覺得麻煩,那可能就是時候換種方式了。
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