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批量報銷、整理表格、批量制作標簽和打印等重復又瑣碎的工作,困擾著每個一位打工人,尤其是財務、采購、行政等崗位。
今天的主角是凝光,他本職是財務,平時還兼著硬件采購和設計。一開始他只是想“找個東西幫我整理發票”,結果越用越上頭,最后把 WorkBuddy 用成了一個能看圖、能查網頁、能改表格、能生成文件,還能教會同事一起用的團隊自動辦事員。
話不多說,先看他用 WorkBuddy 做成的四件事
火車票報銷:拍張照丟給它,幾分鐘回你一張整理好的 Excel 報銷表;
元器件查詢:幾千行型號表格,它自己打開瀏覽器逐條去查,把類別和說明補齊;
標簽生成:每周要打印的標簽,把做法存成 Skill,之后發表格就直接出 HTML;
團隊共享:把個人 Skill 發給同事,再也不用一遍遍教。
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先感受一下第一件事的前后差別:
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下面四個場景,一個個手把手講清楚:這是什么痛點、怎么做、Prompt 怎么寫。你照著抄就能上手。
場景一:
火車票報銷,拍張照就出 Excel
一批火車票,車次、始發站、終到站、時間、金額,每一項都得看清楚再填進表格。十幾張票手動錄下來,少說半小時,多了更久。眼睛盯著票,手在鍵盤上敲,錄完一張再看下一張。
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交給 WorkBuddy 怎么做
凝光沒有再手動錄。他把票據拍下來,身份證號打個碼,直接丟給 WorkBuddy。
“幫我把圖中六張報銷憑證列出表格 內容為:車次 始發站 終到站 時間 金額 然后生成excel表格”
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tips:
這件事財務、行政、報銷專員肯定不陌生。其實合同關鍵字段提取、客戶名片錄入、收據整理、賬單匯總,都是同一個套路:給它一份材料,它識別整理,回你一張表或一份文件。
可能有人問:不是有專門的發票 OCR 嗎?WorkBuddy 這里確實有現成的發票 OCR Skill,底層能調第三方接口——但那種通常要付費,接入也麻煩。對大多數日常任務來說,把圖片丟進去、把要的字段說清楚,它直接用多模態能力就能搞定一大半。
場景二:
幾千行元器件,讓 WorkBuddy 自己去查
凝光手里有份 Excel,幾千行元器件型號:AMS1117、1N4003、各種 MCU 編號。表格里要補上器件類別和說明,比如穩壓器、三極管、連接器。
這活兒不難,但磨人:復制一個型號,打開立創商城搜,看規格書和商品說明,再回到 Excel 填進去。做三次還行,做幾千次,人就被困在復制、搜索、回填里出不來了。寫腳本?又得對付網頁結構、搜索規則、異常頁面,網站一改版還得重弄。
交給 WorkBuddy 怎么做(此處使用demo數據作為演示,實際使用原理相同)
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把 Excel 丟給它,告訴它查哪一列、結果填到哪里就行。WorkBuddy 會自己打開瀏覽器,一條條搜型號,看規格說明,判斷類別,再把內容填回表格。
“元器件列表這個sheet的8-10行按照編碼這一列,去立創商城(https://szlcsc.cn)搜索對應的元器件,并總結他是什么類型的元器件,填寫到B、C列。”
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三個空白欄位被填上:開關、光電耦合器、存儲器,結果正確。凝光半開玩笑說,這時候人可以在旁邊刷短視頻了。
tips:
這套玩法不只采購能用。凡是“上網查公開資料 + 填回表格”的活,都能照搬:運營整理競品資料、市場補全活動嘉賓背景、銷售填客戶公司信息、電商整理商品 SKU 描述、行政維護供應商資料……
當然,判斷還得你來:字段合不合理、樣本準不準、數據能不能用,這些你把關。機械重復的查詢和回填,交給 WorkBuddy。
場景三:
每周都來的標簽,存成 Skill 就不用再講
打印元器件標簽是凝光每周都要干一次的活。規格固定:A4 紙,3 列 7 行;單張 70mm × 42.4mm;左邊放器件信息,右邊放二維碼;二維碼用 JS 庫生成。第一次讓 WorkBuddy 做,得把這些要求講一遍。下一周再做,又得從頭講一遍。
光是“重復交代”這件事,本身就夠煩的。
交給 WorkBuddy 怎么做
凝光的做法是:把成功跑通的那一次,存成一個專屬 Skill。這個 Skill 就像一張菜譜,把輸入、規格、動作、輸出、觸發說法都寫清楚。
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第一步:先完整跑一次,把效果調到滿意
{元器件表格}幫我根據這個表格的元器件列表sheet,生成一個標簽(html格式)的標簽,紙張為A4大小,一張有3列7行標簽,一張標簽70mm*42.4mmExcel件處.{excel處理skill} 二維碼部分使用QRcode.js實現
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第一版不完美:二維碼位置不對,編號字體偏小,封裝信息也偏小。沒關系,直接在對話里繼續說就行:
字體調大一些,編號12pt,類型8pt,品牌、封裝、名稱6pt
改了幾版,標簽就接近能直接打印的狀態了。
第二步:把這套做法存成 Skill
{選擇skill:Skills Creator} 幫我根據我的打標簽需求生成skills,下次我發送表格,就識別內容生成html
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我們可以看到,WorkBuddy生成了制作html標簽的skill 壓縮包,并幫我們寫入了skill目錄下。
tips:
從此再做同類標簽,凝光不用再描述紙張、行列、尺寸、二維碼庫和字體。表格一發過來,Skill 按存好的方法執行就行。
銷售周報、客戶回訪列表、會議紀要郵件、合同到期提醒、月度費用匯總,都有同一個特點:要求固定、周期重復、格式明確。第一次把要求講清楚,之后就再也不用每次重講了。
場景四:
同事也想用?把 Skill 打包發給他就行
標簽 Skill 在凝光自己電腦上跑順了,新問題又來了:旁邊同事看到效果也想用,難道要讓他從頭再調一遍?換臺電腦、換個人,這套做法是不是就帶不走了?
交給 WorkBuddy 怎么做
其實不用那么麻煩。Skill 本身就是一份可以打包的文件,凝光直接把上面的skill壓縮包導出,發給同事就行。同事拿到后導入自己的 WorkBuddy,選擇對話框中的技能-導入技能即可,然后同樣丟一張 Excel 進去,照樣回一份能直接打印的 HTML 標簽。不用懂 Skill 怎么寫,也不用重新交代任何規格。
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一個人摸索出來的做法,就這樣變成了大家都能用的工具。
tips:
打包分享雖然方便,但有個安全的邊界得你來守:別輕易把刪除權限放出去。凝光在做這類授權時就特意提醒過:
“這些刪除相關的大家要慎重,千萬最好不要給 AI 全部的刪除權限。血的教訓,我已經被誤刪過電腦文件了。”
錢、稅、合同、客戶資料這類內容也一樣——WorkBuddy 可以幫你出草稿、做表格,最終一定要由你來檢查。
寫在最后,你也想試試?
回頭看凝光這一路,WorkBuddy 其實是把四類辦公動作接成了一條線:
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這些動作單看都很小:拍照、查網頁、填表、排版、復用、分享。但很多人的加班,恰恰就是被它們一點點堆出來的。判斷、核對、溝通還是你來;重復的部分,先交給 WorkBuddy。
想上手?別想太復雜,挑一件重復、清楚、有文件進出的小事,把要的輸入輸出說明白就行——照著下面這幾句抄都可以:
“這些發票圖片,請識別車次號、起止站、時間、票價,整理成 Excel。”
“這份表格第一列是公司名,請搜索公開信息,把官網、行業、所在地補到后面三列。”
“這段會議錄音,請整理成會議紀要,分成討論事項、決定事項、待辦事項。”
成功一次,就讓 WorkBuddy 把做法存成 Skill,下次直接跑;同事也常用,再發到團隊倉庫,一個人的經驗就變成全團隊的“自動辦事員”。
財務、行政、運營、市場、銷售、HR、項目經理……
每個崗位都有自己的重復小事,也都值得擁有一個自己的“自動辦事員”。
別猶豫了,打開 WorkBuddy,說出你的第一個要求——不管多小的事,它都能幫你接住!
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