會務神器：給演講嘉賓一張“任務清單”

原創會展BEN的許鋒會展BEN2026年3月6日 08:15北京

會議論壇的演講嘉賓、主持人清楚自己的工作任務嗎？
未必，甚至可以說一直都是懵圈的，因為他們太忙了，
在哪個會議室、幾點、要不要準備PPT、PPT講幾分鐘...
都不了解，也記不?。词构ぷ魅藛T發微信發了5次6次）
他們到了酒店、會議中心、會展中心后就開始不停問。
那就給他們一個工作任務清單。

演講嘉賓、主持人不是不上心

說實話，演講嘉賓、主持人不是不重視，不是不上心，而是實在太忙了，記不住。

只是記得哪天要在哪個城市（好一點的話能記住哪個會展中心、哪個酒店）干個什么活，至于具體的，比如要不要準備PPT、PPT獨立演講多少分鐘、在哪個會議室、還有哪幾個任務是必須要參加必須要完成的，就更不清楚了。

我們的工作人員發微信給演講嘉賓、主持人，他也不回，這是常有的事。

而到了該出發了，嘉賓就問我的飛機/高鐵是幾點的呀。

這里有個小問題，就是工作人員往往是“新人”，演講人不記得他的名字，微信里找都找不到。

嘉賓到了酒店、會議中心，就著急問，幾點，會議室在幾樓...怎么還有合影、視頻采訪？TA有點兒不悅。

你看，溝通、聯系挺多的，就是信息沒能烙在演講人、主持人的腦子里，他還埋怨我們工作不力。這種情況很常見，怎么辦呢？

給個工作任務清單

這里介紹我經歷過的兩次參會經歷。

01 美迪康合作伙伴大會，2019年2月

我一直保留著2019年2月美迪康合作伙伴大會給我打印出來的“學術任務”單。

因為美迪康主要是為醫學、科技學術會議服務，因此他們內置的給講者的任務都是“學術任務”。

2019年2月美迪康合作伙伴大會給演講嘉賓、主持人的“學術任務”清單。

上面的截圖很清楚，顯示我必須做的兩件事，即：一個是主持，幾點到幾點，話題是什么；一個是演講，幾點到幾點，主題是什么。

其他的時間，主辦方的意思是“歡迎參加”，自愿參加，不強迫，你愛干嘛就干嘛去，但這兩個活兒，你老人家必須按時完成，不要掉鏈子。

這就挺好，演講人、主持人一看這個白紙黑字，就知道這是“契約”啊，都會配合的。

02 MEEM覓目出海大會，2025年12月

2025MEEM覓目出海大會給許鋒的工作任務清單。

2025MEEM覓目出海大會12月1-2日在上海舉辦。主辦方苦瓜科技的同學為我拉了個群，給我發了個PDF文件“覓目出海大會嘉賓專屬議程安排”，詳細交代了我必須要完成的動作，一目了然，幾點幾分在哪里、干什么活兒。

我看到這個文件，就老老實實地一一執行，不敢怠慢，悄悄給自己手機設定鬧鐘。

這就是工作任務清單的好處。

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打印出來，交給演講人、主持人

給會展活動公司、MICE企業的同仁們加一個小建議：

給演講嘉賓、主持人的工作任務清單，一定要打印出來，在他簽到時交給他，他可以時時翻看，加強記憶，勾勾畫畫，也方便他從中找出時間段干些別的事，比如約女弟子、前女同事聊聊風花雪月啥的。

來源：會展BEN

本文作者：許鋒（鋒哥）| 會展BEN主理人

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